Durch eine Bibliotheks-Benutzer- und Buchbinder-Benutzer-Verwaltung kann das System zentral und Standort unabhängig zum Einsatz kommen.
Benutzerkonten können individuell ob lediglich zur Recherche, zum Anlegen und Verwalten von Aufträgen und Medien oder für das Abarbeiten von Aufträgen durch Buchbinder eingestellt werden.
Der große Vorteil des Systems ist, dass sowohl Bibliothek als auch Buchbinder mit minimalen Systemanforderungen an Client-Hardware zentral zusammenarbeiten können.
Es ist möglich, dass eine Bibliothek weitere Bibliotheken mit verwaltet.
Bei der Verwaltung mehrerer Bibliotheken werden Aufträge, Musterkarteien Benutzer und Medien der jeweiligen Bibliothek zugeordnet. Ebenso kann jede Bibliothek Musterkarteien und Medien einem Fach unterordnen.
Eine Bibliothek kann bei Bedarf Musterkarteien und Medien einzelnen Fächern zuordnen. Diese Fächer bzw. Unterteilungen können in späteren Statistiken einbezogen werden. Ebenso bieten diese Unterteilungen mehr Übersichtlichkeit im System da man in vielen Bereichen des Systems danach filtern, sortieren und gruppieren kann.
Wann bietet sich die Verwaltung mehrerer Bibliotheken in einem System an?
- Eine Bibliothek hat mehrere Standorte, deren Bindeaufträge zentral verwaltet werden sollen. Jeder Standort kann dabei seine eigenen Aufträge, Medien und Musterkarteien verwalten. Dennoch kann z.B. über die Recherche und Statistik auf alle Medien zugegriffen werden.
- Eine Bibliothek mit einer gut ausgerüsteten Einbandstelle bietet die Verwaltung von Bindeaufträgen kleineren Bibliotheken als Dienst an, wenn diese selbst z.B. über keine eigene Einbandstelle verfügen. Hierbei kann die mit verwaltete Bibliothek je nach Benutzerrechten ihre eigenen Musterkarteien anlegen und pflegen oder sogar selbst bei der Eingabe von Medien Hand anlegen. Ebenso hat diese Bibliothek eine eigene Statistik und Recherche. Als weiteres Ergebnis könnte die mit verwaltete Bibliothek sogar von den wahrscheinlich günstigeren Konditionen der Buchbinder profitieren.