Auftragsverwaltung

Über die Auftragsverwaltung werden Aufträge für Medien angelegt und Auftragsdaten bearbeitet. Eine Übersicht gibt Auskunft über die wichtigsten Auftragsdaten wie Stadien oder Medien-Anzahlen. Die Auftragsübersicht ist sortier- filter- und gruppierbar.

Einem Auftrag wird sowohl der Bibliothek als auch dem Buchbinder und dessen Preisliste zugeordnet. Darüber kann das System im weiteren Verlauf Preise für angelegte Medien automatisch berechnen, den Auftrag der entsprechenden Bibliothek zuordnen (bei der Verwaltung mehrerer Bibliotheken) und andere Systemrelevante Entscheidungen treffen. Ebenso zeigt die Auftrags-Ansicht unter anderem Gesamtpreise und Anzahlen der noch zu erwartenden aber noch nicht zurückgebuchten Medien an.

Für jeden Auftrag lässt sich das aktuelle Auftrags-Stadium festlegen was z.B. Benutzern der Recherche Auskunft über den Status des entsprechenden Mediums gibt. Auftrags-Stadien können z.B. „im Haus in Arbeit“, „beim Buchbinder“, „zurück im Haus“ oder „abgeschlossen“ sein. Diese Stadien sind in den Grundeinstellungen frei definierbar.

Das System verfügt insgesamt über vier Systemrelevante Stadien.
1.    Auftrag wird im Haus erstellt
2.    Der Auftrag befindet sich in der Buchbinderei
3.    Der Auftrag wurde zurück geliefert und befindet sich in der Endkontrolle
4.    Der Auftrag ist abgeschlossen

In den Grundeinstellungen können dennoch weitere Zwischenstadien hinzugefügt werden deren Bedeutung für das System allerdings gleich ist.
Z.B. „Beim Hausbuchbinder“ (mit der Stadium-Bedeutung 2)

Für Jeden Auftrag kann festgelegt werden, mit welchen Medien-Arten dieser gefüllt werden darf. Z.B. kann für einen Auftrag festgelegt werden, dass dieser nur mit Zeitschriften und Monographien gefüllt werden darf. Außerdem kann man die Auswahl „keine“ Medien erlauben treffen wenn für den Auftrag keine Medien in das System eingegeben werden. In diesem Fall kann man dennoch eine Anzahl und ein Gesamtpreis direkt im Auftrag hinterlegt werden. So kann man auch Aufträge ohne Medien zu statistischen und verwaltungstechnischen Zwecken mitführen.